Bewachung & Objektschutz
Empfangs- und Pförtnerdienst für Unternehmen in der Region Stuttgart
Wir besetzen Empfang und Pforte in Bürogebäuden, Verwaltungen und Betrieben: Besucher werden angemeldet, Ausweise und Schlüssel nachvollziehbar verwaltet, und im Notfall weiß die Empfangskraft, was zu tun ist. Welche Aufgaben dazugehören, legen wir vorab schriftlich mit Ihnen fest.
- Besucheranmeldung, Ausweis- und Schlüsselverwaltung
- Besetzung zu Bürozeiten, im Schichtbetrieb oder rund um die Uhr
- Einsatzkräfte mit Unterrichtung nach § 34a GewO
- Aufgaben und Notfallabläufe schriftlich in der Dienstanweisung
Empfang und Pforte: was dahintersteckt
Ein Empfangsdienst ist die erste Anlaufstelle im Foyer: Er begrüßt Besucher, meldet sie an, nimmt Anrufe und Sendungen entgegen und behält im Blick, wer das Gebäude betritt. Ein Pförtner- oder Pfortendienst sitzt meist am Werkstor oder an der Zufahrt eines Betriebs und kümmert sich zusätzlich um Fahrzeuge, Lieferanten und Fremdfirmen. Die Grenzen verschwimmen – entscheidend ist, welche Aufgaben tatsächlich anfallen.
Ein externer Empfangs- oder Rezeptionsdienst lohnt sich etwa für Bürogebäude mit mehreren Mietparteien, für Betriebe mit viel Besucher- und Lieferverkehr oder wenn eine eigene Empfangsstelle nicht neu besetzt werden soll. Auch Randzeiten am frühen Morgen, abends und am Wochenende lassen sich so abdecken.
Das Auftreten richtet sich nach dem Haus: Im Bürogebäude passt meist dezente Businesskleidung, an der Werkspforte eher Dienstkleidung. Wird Dienstkleidung festgelegt, muss sie sich nach § 19 Bewachungsverordnung deutlich von Uniformen der Streitkräfte und Behörden unterscheiden. Werden Fremdsprachen gebraucht, sprechen Sie das bitte schon bei der Anfrage an.
Aufgaben am Eingang
Welche dieser Aufgaben dazugehören, hängt von Ihrem Haus ab. Was vereinbart ist, steht später in der Dienstanweisung.
Besucher anmelden und begleiten
Gäste werden erfasst, beim Gastgeber angekündigt und erhalten einen Besucherausweis. Für Bereiche, die sie nicht allein betreten sollen, holt der Gastgeber sie ab oder die Empfangskraft begleitet sie.
Ausweise und Schlüssel verwalten
Besucherausweise, Transponder und Schlüssel werden gegen Unterschrift ausgegeben und zurückgenommen. Der Abgleich am Abend zeigt, was fehlt. Verlorene Karten lassen sich in einer elektronischen Zutrittskontrolle sofort sperren.
Post und Lieferungen annehmen
Sendungen werden angenommen, erfasst und verteilt oder zur Abholung bereitgelegt. Äußerlich erkennbare Schäden zeigt die Empfangskraft spätestens bei der Übergabe an – sonst wird nach § 438 HGB vermutet, dass die Sendung unbeschädigt abgeliefert wurde. Verdeckte Schäden müssen innerhalb von sieben Tagen gemeldet werden.
Telefon und Auskunft
Anrufe annehmen, weiterverbinden, Nachrichten notieren und Fragen beantworten. Für Stoßzeiten sollte feststehen, was Vorrang hat. Eine einfache Regel: Wer vor dem Tresen steht, geht vor.
Gefahrenmeldeanlagen im Blick
Laufen Anzeigen der Brand- oder Einbruchmeldeanlage am Empfang auf, erkennt die Kraft Alarme und Störungen, verständigt nach Alarmplan und dokumentiert. Außerhalb der Besetzungszeiten kann eine Alarmaufschaltung mit Intervention diese Aufgabe übernehmen.
Lieferverkehr an der Pforte
An Werkstoren und Logistikflächen melden Pförtner Fahrzeuge an, prüfen Lieferscheine, erklären Fahrern den Weg und teilen Ladezonen zu. Umfangreiche Fahrzeug- und Warenkontrollen gehören zum Werkschutz.
Wann gilt § 34a GewO für Empfangspersonal?
Ob am Eingang die Regeln des Bewachungsgewerbes gelten, hängt davon ab, was die Kraft tatsächlich tut. Nach der Einordnung der Industrie- und Handelskammern ist reine Auskunft, etwa an einem Informationsschalter, keine Bewachung. Entscheidet der Empfang dagegen, wer hinein darf, und weist Unbefugte ab, ist das ein Pfortendienst mit Zugangskontrolle – dafür ist mindestens die Unterrichtung nach § 34a GewO nötig.
Die Sachkundeprüfung wird verlangt, wenn Kontrollgänge die eigentliche Aufgabe sind und in Bereichen stattfinden, die für jedermann zugänglich sind, zum Beispiel in einer offenen Eingangshalle. Für eigene Angestellte, die den Empfang im eigenen Haus besetzen, gilt § 34a GewO nach dieser Einordnung nicht, weil sie kein fremdes Eigentum bewachen. Verbindlich entscheidet die zuständige Erlaubnisbehörde. Welche Qualifikation Ihr Auftrag erfordert, klären wir vor dem Angebot.
Notfälle und Störungen: Rollen vorher festlegen
Im Ernstfall laufen am Empfang die Informationen zusammen. Damit niemand improvisieren muss, sollte für jede Lage feststehen, was die Empfangskraft tut.
| Situation | Aufgabe des Empfangs | Vorher zu klären |
|---|---|---|
| Brandmeldeanlage löst aus | Meldung ablesen, 112 wählen, falls die Anlage nicht direkt bei der Feuerwehr aufgeschaltet ist, Feuerwehr am vereinbarten Zugang erwarten und einweisen. | Alarmplan, Schlüssel, wer die Anlage bedienen und zurückstellen darf. |
| Einbruch- oder Störmeldung | Ohne Eigengefährdung prüfen, nach Rufliste verständigen, bei Einbruchsverdacht Polizei rufen, dokumentieren. | Aktuelle Rufliste, Zugang zur Anlage, Kontakt der Wartungsfirma. |
| Räumung des Gebäudes | Besucher zum Sammelplatz leiten, Besucherliste mitnehmen, den Einsatzkräften melden, ob Gäste fehlen könnten. | Räumungsplan, Rolle des Empfangs darin, regelmäßige Übungen. |
| Medizinischer Notfall | 112 wählen, Ersthelfer im Haus alarmieren, Rettungsdienst am Eingang abholen. | Wer Ersthelfer ist, wo Verbandkasten und gegebenenfalls Defibrillator hängen. |
| Aggressive oder unerwünschte Person | Ruhig ansprechen, Zutritt verweigern, im Auftrag des Hausrechtsinhabers zum Gehen auffordern, bei Gefahr Polizei rufen. Festhalten nur im engen Rahmen von § 127 StPO. | Übertragung des Hausrechts, Umgang mit Hausverboten. |
Maßgeblich ist der Alarm- und Räumungsplan Ihres Hauses. Für Beschäftigte mit Räumungsaufgaben verlangt die Arbeitsstättenregel ASR A2.3 eine mindestens jährliche, betriebsspezifische Unterweisung. Zusätzliche Kräfte für Räumungen finden Sie unter Evakuierungshelfer.
Besucherdaten und Ausweise: was der Datenschutz verlangt
Diese Punkte sollten geregelt sein, bevor der erste Gast kommt.
- Nur erheben, was gebraucht wird: meist Name, Firma, Gastgeber, Ankunfts- und Gehzeit.
- Keine offen ausliegende Liste, in der jeder die Einträge der Vorgänger lesen kann. Besser: Einzelblätter oder digitale Erfassung.
- Besucher nach Art. 13 DSGVO informieren, etwa per Aushang am Tresen – auch darüber, ob die Liste bei Räumungen zur Vollzähligkeitskontrolle dient.
- Löschfrist festlegen. Die DSGVO nennt keine feste Zahl, die Frist richtet sich nach dem Zweck.
- Den Personalausweis nicht als Pfand einbehalten – nach § 1 PAuswG dürfen private Stellen das nicht verlangen.
- Ausweiskopien nur mit Zustimmung und dauerhaft als Kopie erkennbar (§ 20 PAuswG); für einen normalen Besuch sind sie in aller Regel unnötig.
- Filmt eine Kamera den Eingang, gelten eigene Hinweis- und Speicherregeln – mehr bei der Videoüberwachung.
Die Liste ersetzt keine Datenschutzberatung. Wer die Besucherdaten verantwortet, klären Sie am besten vor dem Start mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
So startet ein Empfangsdienst
Ein Empfang funktioniert nur so gut wie die Übergabe. Deshalb läuft der Start schriftlich.
- 1
Aufgaben sammeln
Öffnungszeiten, Besucher und Lieferungen pro Tag, Anlagen am Tresen, Nebenaufgaben wie Post oder Telefon: Je genauer diese Liste, desto genauer das Angebot.
- 2
Ortstermin
Wir sehen uns Eingang, Tresen, Fluchtwege, Sammelplatz und die Technik am Empfang an und klären, wer in Ihrem Haus Ansprechpartner ist.
- 3
Angebot mit Besetzungsplan
Das Angebot nennt Besetzungszeiten, Pausenablösung, Qualifikation und die Regelung für Urlaub und Krankheit.
- 4
Dienstanweisung
Alle Aufgaben samt Nebentätigkeiten werden schriftlich festgelegt, wie es die Unfallverhütungsvorschrift für Wach- und Sicherungsdienste (DGUV Vorschrift 23) verlangt. Was dort nicht steht, übernimmt die Empfangskraft nicht auf Zuruf.
- 5
Einweisung – auch für Vertretungen
Jede Kraft wird vor ihrem ersten Dienst im Objekt eingewiesen, und zwar zu den Zeiten, in denen sie dort arbeitet (§ 9 DGUV Vorschrift 23). Das gilt auch für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen.
- 6
Laufend anpassen
Neue Mieter, geänderte Öffnungszeiten oder Rufnummern stimmen Sie mit uns ab; sie fließen in die Dienstanweisung ein.
Typische Fehler bei Empfangs- und Pförtnerdiensten
- Aufgaben auf Zuruf: Wird die Kraft wie eigenes Personal eingegliedert und von Ihren Mitarbeitern angewiesen, kann das als Arbeitnehmerüberlassung gewertet werden (§ 1 Abs. 1 AÜG).
- Nur eine eingearbeitete Person: Fällt sie aus, steht eine Vertretung ohne Objektkenntnis am Tresen.
- Pausen nicht eingeplant: Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Ruhepause arbeiten (§ 4 ArbZG). Wer den Tresen dann besetzt, muss feststehen.
- Veraltete Ruflisten: Nummern von Hausmeister, Wartungsfirma und Verantwortlichen werden nach Wechseln nicht nachgetragen.
- Schlüssel ohne Quittung: Später lässt sich nicht nachvollziehen, wer einen Generalschlüssel zuletzt hatte.
- Zu viele Aufgaben auf einmal: Wer zur Stoßzeit Telefonzentrale, Paketannahme und Besucher gleichzeitig bedient, kann die Tür nicht mehr im Blick behalten.
Wovon der Preis abhängt
Grundlage der Rechnung sind die Einsatzstunden, und die ergeben sich aus der Besetzungszeit. Ein Empfang, der montags bis freitags von 7 bis 19 Uhr besetzt ist, kommt auf 60 Stunden pro Woche, im Monatsschnitt rund 260 Stunden. Das ist mehr, als eine einzelne Kraft auf Dauer arbeiten kann. Schichten, Pausenablösung und Vertretungen gehören deshalb mit in die Rechnung.
Der allgemeinverbindliche Lohntarifvertrag für Sicherheitsdienstleistungen in Baden-Württemberg schreibt Zuschläge für Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr sowie für Sonn- und Feiertage vor. Weitere Faktoren sind der Aufgabenumfang, besondere Anforderungen wie Fremdsprachen oder die Sachkundeprüfung, die Einarbeitung und die Vertragslaufzeit.
Orientierungswerte und eine Erklärung der Zuschläge finden Sie im Ratgeber Was kostet ein Sicherheitsdienst? Ein verbindliches Angebot erhalten Sie nach dem Ortstermin.
Anfahrt und Einsatzgebiet
Unser Firmensitz liegt in Rutesheim im Landkreis Böblingen. Ohne Verkehr fahren wir nach Leonberg rund 8 Minuten, bis Stuttgart-Mitte knapp 30 Minuten. Bei einem Empfangsdienst zählt die Entfernung vor allem bei der Einarbeitung und wenn eine Vertretung einspringt. Im laufenden Betrieb arbeiten die Kräfte nach festem Dienstplan bei Ihnen. Welche Orte wir abdecken, zeigt die Seite Einsatzgebiete.
Häufige Fragen: Empfangs- & Pförtnerdienst
Was unterscheidet Empfangsdienst und Werkschutz?
Dürfen Empfangskräfte Ausweise verlangen oder Taschen kontrollieren?
Kann der Empfang auch nachts und am Wochenende besetzt sein?
Können Sie nur vorübergehend einspringen, etwa bei Urlaub unserer eigenen Empfangskraft?
Wer haftet, wenn am Empfang Schlüssel oder Sendungen abhandenkommen?
Weitere Leistungen
Werkschutz
Pforte, Zutritt, Rundgänge und Warenverkehr für Produktions- und Industriebetriebe.
Mehr erfahrenZutrittskontrolle
Elektronische Zutrittssysteme mit Karte, Transponder oder PIN – von der Planung bis zur Einweisung.
Mehr erfahrenObjektschutz
Bewachung von Gebäuden, Lagern und Firmengeländen – als fester Posten oder mit Kontrollgängen.
Mehr erfahrenBrandwache & Evakuierungshelfer
Brandsicherheitsposten bei Heißarbeiten oder ausgefallener Brandmeldeanlage und Helfer bei Räumungen.
Mehr erfahrenEmpfangs- & Pförtnerdienst: Angebot anfragen
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