Sicherheitsdienst für Veranstaltungen: Pflichten, Planung und Kosten

Wann ein Ordnungsdienst vorgeschrieben ist

Nach dem Muster „ab so vielen Gästen braucht es Security“ funktioniert das Recht nicht. Ob Sie Ordner einsetzen müssen, hängt vom Veranstaltungsort und von den Auflagen der zuständigen Behörde ab. In Baden-Württemberg lassen sich zwei Fälle unterscheiden.

Veranstaltungen in einer Versammlungsstätte

Die Versammlungsstättenverordnung Baden-Württemberg (VStättVO) erfasst Säle und Hallen, deren Räume einzeln mehr als 200 Besucher fassen. Sie gilt außerdem für Veranstaltungsorte im Freien mit Bühne oder anderer Szenenfläche, deren Besucherbereich mehr als 1.000 Menschen fasst und ganz oder teilweise aus baulichen Anlagen besteht, und für Stadien mit mehr als 5.000 Plätzen. Wie viele Menschen ein Raum fasst, wird nicht geschätzt, sondern aus der Fläche berechnet: zwei Besucher je Quadratmeter bei Stehplätzen und Stuhlreihen, einer bei Tischen. Ein Saal mit 150 Quadratmetern Stehfläche kommt so rechnerisch auf 300 Besucher.

Für diese Orte gilt § 43 VStättVO: Erfordert es die Art der Veranstaltung, muss der Betreiber ein Sicherheitskonzept aufstellen und einen Ordnungsdienst einrichten. Hat die Versammlungsstätte mehr als 5.000 Besucherplätze, ist das Konzept immer vorgeschrieben, mit den Behörden abzustimmen und muss eine Mindestzahl an Ordnungskräften festlegen. Mieten Sie eine Halle, kann der Betreiber seine Pflichten schriftlich auf Sie übertragen. Seine eigene Verantwortung bleibt trotzdem bestehen (§ 38 VStättVO). Halten Sie im Mietvertrag fest, wer den Ordnungsdienst stellt.

Stadtfeste, Märkte und Feiern im Freien

Ein Straßenfest, bei dem sich das Publikum frei ohne Abschrankungen oder Tribünen bewegt, fällt nicht unter die VStättVO, und Festzelte sind als Fliegende Bauten ausdrücklich ausgenommen. Eine pauschale Genehmigungspflicht für Veranstaltungen kennt Baden-Württemberg laut Wegweiser des Landespolizeipräsidiums nicht. Genehmigungen folgen aus dem Fachrecht, etwa wenn öffentliche Straßen genutzt werden. Mit der Genehmigung kommen häufig Auflagen: Ordner, ein Sanitätsdienst, eine Brandsicherheitswache oder ein schriftliches Sicherheitskonzept.

Wie diese Auflagen aussehen, unterscheidet sich von Kommune zu Kommune, ob in Stuttgart, Leonberg oder einer kleinen Gemeinde. Das Merkblatt einer bayerischen Stadt zeigt, was Behörden typischerweise verlangen: volljährige, deutlich gekennzeichnete Ordner, ein absolutes Alkoholverbot vor und während der Veranstaltung und keine Nebenaufgaben wie den Ausschank. Fragen Sie deshalb früh beim Ordnungsamt nach. Wann ein schriftliches Konzept nötig ist und wie es gegliedert wird, erklärt der Leitfaden Sicherheitskonzept für Veranstaltungen.

Wer welche Aufgabe übernehmen darf

Bewacht ein Unternehmen gewerbsmäßig Menschen oder Eigentum anderer, gilt das Bewachungsrecht. Das Unternehmen braucht eine Erlaubnis nach § 34a Gewerbeordnung, und jede eingesetzte Kraft muss vor dem ersten Einsatz im Bewacherregister angemeldet sein. Welcher Qualifikationsnachweis nötig ist, hängt von der Aufgabe ab:

Zuordnung nach dem Wortlaut von § 34a GewO und einer ausdrücklich unverbindlichen Übersicht der IHK Rheinhessen. Verbindlich entscheidet die Erlaubnisbehörde.

Zwei Dinge belegen diese Nachweise nicht. Erste Hilfe gehört weder zur Unterrichtung noch zur Sachkundeprüfung. Deren Sachgebiete reichen vom Recht über Unfallverhütung und Deeskalation bis zu den Grundzügen der Sicherheitstechnik. Ob ein Sanitätsdienst dabei sein muss, entscheidet in Baden-Württemberg die Behörde im Einzelfall, eine gesetzliche Besucherschwelle gibt es nicht. Die Universität Hohenheim nennt als Faustregel einen Sanitäter je 300 Besucher, sofern ein Sanitätsdienst erforderlich ist. Und Erfahrung mit großen Menschenmengen steht auf keinem Zertifikat. Fragen Sie, welche Veranstaltungen die vorgesehene Einsatzleitung schon betreut hat.

Die VStättVO selbst schreibt für den Ordnungsdienstleiter keine bestimmte Ausbildung vor. Stellt ein Sicherheitsdienst die Leitung einer zugangsgeschützten Großveranstaltung, greift aber die Sachkundepflicht der Gewerbeordnung. Bei SOX haben alle Einsatzkräfte mindestens die Unterrichtung, Leitungskräfte die Sachkundeprüfung.

Positionen am Veranstaltungstag

„Security“ ist kein einzelner Job, sondern eine Reihe von Posten. Wer sie einzeln durchdenkt, plant realistischer.

Rechtlich handeln Ordner mit dem Hausrecht, das Sie ihnen übertragen, und mit den Rechten, die jedem Bürger zustehen, etwa Notwehr oder die vorläufige Festnahme bei frischer Tat. Eine Taschenkontrolle setzt das Einverständnis des Gastes voraus. Wer ablehnt, kann am Einlass abgewiesen werden. Schreiben Sie sachliche Abweisungsgründe in die Hausordnung, etwa fehlendes Ticket, starke Alkoholisierung oder verbotene Gegenstände. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen etwa wegen Geschlecht, Religion, Behinderung oder Alter, wegen der ethnischen Herkunft ausnahmslos. Einzelheiten erklärt der Ratgeber Was darf ein Sicherheitsdienst?

Wie viele Kräfte Sie brauchen

Eine gesetzliche Formel für die Zahl der Ordner gibt es nicht, auch die VStättVO nennt keine. Der Veranstaltungsleitfaden der Stadt Freiburg hält ausdrücklich fest, dass weder gesetzliche Festlegungen noch Berechnungsmodelle verfügbar sind. Entschieden wird im Einzelfall, und ein Rockkonzert braucht in aller Regel mehr Kräfte als ein klassisches Konzert. Verbreitet ist die Daumenregel von einem Ordner je 100 Gäste, einzelne Behörden rechnen mit einem je 50. Für eine erste Budgetschätzung reicht das. Wie viele Eingänge Ihr Gelände hat oder wie schnell 800 Gäste nach der letzten Zugabe hinauswollen, bildet die Kopfzahl aber nicht ab.

In Positionen statt in Köpfen rechnen

1. Lageplan anlegen. Eingänge, Notausgänge, Engstellen, Bühne, Ausschank und Zufahrten einzeichnen. Jede Stelle, an der sich Menschen stauen oder Unbefugte hineingelangen können, ist ein möglicher Posten.
2. Zeitachse daneben legen. Nicht jeder Posten ist die ganze Zeit besetzt. Am Einlass wird es kurz vor Beginn eng, an den Ausgängen nach dem letzten Programmpunkt.
3. Einlass durchrechnen. Wie viele Gäste kommen in der Spitzenstunde, und wie viele schafft eine Kontrollstelle pro Minute? Das hängt stark davon ab, ob auch Taschen kontrolliert werden.
4. Ablösung einplanen. Wer acht Stunden an einem Tor steht, braucht Pausen.
5. Leitung benennen. Ab einer Handvoll Kräfte sollte eine Einsatzleitung koordinieren, ohne selbst an einen Posten gebunden zu sein.
6. Mit den Auflagen abgleichen. Schreibt der Genehmigungsbescheid eine Mindestzahl vor, gilt diese, auch wenn Ihre eigene Rechnung niedriger ausfällt.

Beispiel: Sommerfest eines Sportvereins

Angenommen, ein Verein feiert an einem Samstag von 18 bis 1 Uhr auf seinem umzäunten Sportgelände: zwei Eingänge, ein Festzelt mit Ausschank, eine kleine Bühne, rund 800 Gäste über den Abend verteilt. Eine mögliche Aufstellung, vereinfacht und keine Empfehlung für Ihren Fall:

Die Daumenregel käme hier auf acht Kräfte, also eine ähnliche Größenordnung. Sie sagt aber nicht, wo und wann die Kräfte gebraucht werden: Zwischen 19 und 20:30 Uhr sind im Beispiel neun im Einsatz, nach Mitternacht vier. Den Parkplatz könnten auch Vereinshelfer übernehmen. Was die 51 Stunden kosten, steht im Abschnitt zu den Kosten.

Worauf es je nach Anlass ankommt

Konzerte, Partys und Clubnächte

Kritisch sind die Minuten vor Beginn und die ersten Reihen vor der Bühne. In Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen verlangt die VStättVO vor Stehplätzen an der Szenenfläche eine Abschrankung mit einem mindestens 2 Meter breiten Gang für Ordnungsdienst und Rettungskräfte. In kleineren Häusern gilt das, wenn die Art der Veranstaltung es erfordert. Bei öffentlichen Tanzveranstaltungen gelten die Altersgrenzen des Jugendschutzgesetzes. Findet die Party in einer gastgewerblichen Diskothek statt, braucht das Einlasspersonal die Sachkundeprüfung. Dafür gibt es eigene Doorman- und Türsteherdienste.

Stadtfeste, Dorffeste und Weihnachtsmärkte

Offene Gelände haben viele Zugänge und oft keine Einlasskontrolle. Die Arbeit verlagert sich auf Streifen, auf Engstellen zwischen den Ständen und auf die Rettungswege. Gerade die werden gern zugestellt, mit Kühlanhängern, Stehtischen oder Kabelbrücken. Ein gemeinsamer Rundgang vor der Eröffnung erspart Nachbesserungen unter Zeitdruck.

Firmenfeiern, Hochzeiten und private Feste

Private Feiern in gemieteten Räumen kommen oft ohne behördliche Auflagen aus. Hier geht es um Gästeliste, ungebetene Gäste und einen Ton, der zur Feier passt. Klären Sie vorher, wer vom Gastgeber im Zweifel entscheidet, etwa wenn jemand nicht auf der Liste steht.

Sport und Messen

Bei Turnieren trennen Ordner Zuschauer vom Spielfeld und halten Zufahrten frei. Pyrotechnik ist in Versammlungsräumen und Stadien nur zulässig, wenn sie in der Art der Veranstaltung begründet ist und die Brandschutzmaßnahmen mit der Brandschutzdienststelle abgestimmt sind (§ 35 VStättVO). Auf Messen liegen viele Risiken außerhalb der Öffnungszeiten, wenn beim Auf- und Abbau Hallen offen stehen und Ware unbeaufsichtigt bleibt.

Was der Einsatz kostet

Abgerechnet wird in der Regel pro Kraft und Einsatzstunde. Für die Kalkulation zählen alle Stunden vom Dienstbeginn vor dem Einlass bis zum Ende nach dem Auslass, nicht nur die Programmzeit.

Orientierungswerte (netto, Stand 2026) aus Marktübersichten und Tarifdaten, keine Preiszusage und keine Preise von SOX. Ein verbindliches Angebot hängt von Veranstaltung, Einsatzzeiten und Qualifikation ab. Eine Brandsicherheitswache der Feuerwehr wird nach der Kostensatzung der Gemeinde berechnet.

Zwei Rechenbeispiele

Firmenfeier mit 120 Gästen: zwei Kräfte an Eingang und Garderobe von 19 bis 1 Uhr. Das sind 12 Einsatzstunden, also 12 × 28 bis 45 € = 336 bis 540 € netto.

Sommerfest aus dem Beispiel oben: 51 Einsatzstunden × 28 bis 45 € = 1.428 bis 2.295 € netto.

Beide Rechnungen enthalten weder Anfahrt noch Umsatzsteuer noch gesondert ausgewiesene Zuschläge. Die spielen bei Veranstaltungen aber fast immer hinein. Der allgemeinverbindliche Lohntarifvertrag für Baden-Württemberg sieht für die Beschäftigten 15 % Zuschlag für Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr vor, 35 % für Sonntagsarbeit und 100 % an Feiertagen. Beim Sommerfest am Samstag fallen die Stunden nach Mitternacht schon auf den Sonntag. Fragen Sie, ob der angebotene Stundensatz die Zuschläge enthält. Der Tariflohn im Messe- und Veranstaltungsdienst liegt 2026 bei 15,14 € brutto. Wie daraus ein Stundensatz wird und warum Angebote weit unter dem Marktniveau selten aufgehen, zeigt der Ratgeber Was kostet ein Sicherheitsdienst?

Sparen, ohne an der falschen Stelle zu kürzen

• Aufgaben trennen: Kasse, Infostand oder reine Parkplatzeinweisung können eigene Helfer übernehmen.
• Einlass entzerren: Ein früherer Einlass verteilt die Ankunft und verkürzt die Spitze, in der die meisten Kräfte gebraucht werden.
• Posten staffeln: Buchen Sie Kräfte nach Bedarf wie im Beispiel oben und beachten Sie Mindesteinsatzzeiten.
• Früh anfragen: Kurzfristig ist qualifiziertes Personal schwerer zu bekommen, besonders an Wochenenden mit vielen Festen.

Anbieter prüfen und Angebote vergleichen

Angebote lassen sich schwer vergleichen, wenn der eine „vier Ordner, acht Stunden“ schreibt und der andere eine Pauschale nennt. Bitten Sie um eine Aufschlüsselung und prüfen Sie diese Punkte:

• Erlaubnis nach § 34a GewO: Lassen Sie sich den Erlaubnisbescheid zeigen.
• Dienstausweis: Jede Wachperson führt einen Ausweis mit ihrem Namen, dem Unternehmen und den Nummern aus dem Bewacherregister mit.
• Haftpflichtversicherung: Die Bewachungsverordnung schreibt je Schadensereignis Mindestsummen vor, unter anderem 1 Mio. € für Personenschäden und 250.000 € für Sachschäden. Lassen Sie sich eine aktuelle Bestätigung geben. Ihre Veranstalterhaftpflicht ersetzt sie nicht.
• Qualifikation je Position: Das Angebot sollte nennen, wer mit Unterrichtung und wer mit Sachkundeprüfung eingesetzt wird und wer die Einsatzleitung übernimmt.
• Stunden und Zuschläge: Dienstbeginn und Dienstende je Posten, Stundensatz, Zuschläge, Mindesteinsatzzeit und Anfahrt.
• Eigenes Personal oder Nachunternehmer: Fragen Sie, ob Kräfte anderer Firmen eingesetzt werden und wer dann Ihr Ansprechpartner ist.
• Absage und Änderungen: Was gilt, wenn die Veranstaltung wegen eines Unwetters ausfällt oder deutlich mehr Gäste kommen als geplant?

Weitere Prüfpunkte für alle Arten von Sicherheitsdiensten finden Sie im Ratgeber Sicherheitsdienst auswählen.

Vorbereitung: Einweisung, Technik, Notfälle

Ob ein Einsatz rund läuft, entscheidet sich meist in den Tagen davor. Diese Punkte sollten vor dem ersten Gast geklärt sein.

Einsatzplan und Einweisung

Halten Sie schriftlich fest: Positionen und Zeiten, Ansprechpartner, verbotene Gegenstände, Regeln für Wiedereinlass und Alterskontrolle und wer ein Hausverbot aussprechen darf. Bewachungsunternehmen müssen ihren Kräften ohnehin eine Dienstanweisung geben, die Regeln Ihrer Veranstaltung gehören als Anlage dazu. Vor dem Einlass geht die Einsatzleitung mit allen Kräften das Gelände ab: Notausgänge, Sammelplatz, Sanitätsstation, Feuerlöscher und Zufahrt für Rettungsfahrzeuge. Vereinshelfer, die mitarbeiten, sollten dabei sein.

Technik am Einlass

Scanner für digitale Tickets beschleunigen den Einlass und zählen, wie viele Gäste eingelassen wurden. Wird auch beim Verlassen erfasst, sehen Sie, wie viele gerade auf dem Gelände sind. Das ist mehr als Komfort: In Versammlungsstätten gehört die Beachtung der zulässigen Besucherzahl ausdrücklich zu den Aufgaben des Ordnungsdienstes. Drehkreuze und andere Vereinzelungsanlagen sind in Rettungswegen nur zulässig, wenn sie sich im Gefahrenfall von innen leicht und in voller Breite öffnen lassen (§ 9 VStättVO). Kameras am Einlass sind eine eigene Datenschutzfrage: Der Zweck muss vorher festgelegt sein, und ein Hinweisschild allein macht eine Videoüberwachung noch nicht zulässig.

Kommunikation und Entscheidungen

Legen Sie fest, wer entscheidet, wenn das Programm unterbrochen oder das Gelände geräumt werden muss. Das ist in der Regel die Veranstaltungsleitung, nicht der Sicherheitsdienst. In Versammlungsstätten muss der Betreiber oder ein beauftragter Veranstaltungsleiter während des Betriebs ständig anwesend sein.

Notfälle vorher durchspielen

• Unwetter: Ab welcher Warnung wird unterbrochen, und wohin gehen die Gäste?
• Medizinischer Notfall: Wer ruft die 112, und wer weist den Rettungsdienst am Tor ein?
• Schlägerei oder Bedrohung: Wann wird die Polizei gerufen, und wer kümmert sich um Verletzte?
• Überfüllung: Wer stoppt den Einlass, und wie erfahren das die Gäste draußen?
• Verdächtiger Gegenstand, Stromausfall, vermisstes Kind: Wer tut was?

Aus diesen Fragen entstehen im Sicherheitskonzept das Räumungskonzept und die vorformulierten Durchsagen. Wie ein Sanitätsdienst eingebunden wird, lesen Sie beim Sanitätsdienst bei Events. Wann Brandschutzkräfte nötig sind, erklärt der Ratgeber Brandwache: Pflicht und Kosten.

Großveranstaltungen: Akkreditierung einplanen

Bei großen Veranstaltungen kann die Genehmigungsbehörde eine Akkreditierung mit polizeilicher Zuverlässigkeitsüberprüfung zur Auflage machen, etwa für den Zutritt zu Backstage und Technik. Laut Wegweiser des Landes sind die Daten des Personals dann grundsätzlich frühestens drei Monate und spätestens 21 Tage vor Beginn zu übermitteln. Das Sicherheitspersonal muss also früh namentlich feststehen, und Reservekräfte sollten gleich mit überprüft werden.

Checkliste für die Beauftragung

• Datum, Ort und Uhrzeiten einschließlich Auf- und Abbau
• Erwartete und maximale Besucherzahl, Art des Publikums, Alkoholausschank
• Lageplan mit Zugängen, Notausgängen, Bühne, Ausschank, Parkplätzen und Zufahrten
• Genehmigungsbescheid und Auflagen, gegebenenfalls das Sicherheitskonzept
• Hausordnung mit verbotenen Gegenständen, Regeln zu Wiedereinlass und Altersgrenzen
• Aufteilung: Welche Aufgaben übernehmen eigene Helfer, welche der Sicherheitsdienst?
• Veranstaltungsleitung mit Mobilnummer, die im Ernstfall entscheidet
• Sanitätsdienst und Brandschutz geklärt
• Angebot mit Positionen, Qualifikation, Stunden, Stundensatz, Zuschlägen, Mindestzeiten und Anfahrt
• Erlaubnis nach § 34a GewO und aktuelle Versicherungsbestätigung des Dienstleisters
• Termin für Begehung und Einweisung, Notrufnummern und Sammelplatz festgelegt
• Nachbesprechung nach der Veranstaltung vereinbart