Sicherheitskonzept für Veranstaltungen: Pflicht, Aufbau und Checkliste

Was ein Sicherheitskonzept leisten soll

Der Wegweiser für (Groß-)Veranstaltungen des Landespolizeipräsidiums Baden-Württemberg beschreibt es so: Ein Sicherheitskonzept umfasst die wesentlichen Aspekte und Strategien für ein angemessenes Schutzniveau und regelt das Vorgehen im Krisenfall. Es legt Verantwortlichkeiten fest, beschreibt Szenarien und Maßnahmen, schreibt Kommunikationswege fest und plant den Personaleinsatz vor.

Zwei Missverständnisse halten sich hartnäckig. Erstens schreibt nicht die Behörde das Konzept, sondern der Veranstalter, in Versammlungsstätten der Betreiber. Die Sicherheitsbehörden prüfen laut Freiburger Leitfaden nur Plausibilität und Schlüssigkeit. Zweitens ist das Konzept kein Formular für die Akte, sondern die Arbeitsgrundlage für alle, die am Veranstaltungstag entscheiden.

Abgrenzung zu anderen Dokumenten

Wann ein Sicherheitskonzept Pflicht ist

Schritt 1: Ist Ihr Veranstaltungsort eine Versammlungsstätte?

Die Versammlungsstättenverordnung Baden-Württemberg (VStättVO) gilt für:

• Versammlungsräume, die einzeln mehr als 200 Besucher fassen, und mehrere Räume mit zusammen mehr als 200 Besuchern, wenn sie gemeinsame Rettungswege haben
• Versammlungsstätten im Freien mit Szenenflächen, deren Besucherbereich mehr als 1.000 Besucher fasst und ganz oder teilweise aus baulichen Anlagen besteht
• Sportstadien, die mehr als 5.000 Besucher fassen

Die Besucherzahl wird nach § 1 VStättVO aus der Fläche berechnet: ein Besucher je Quadratmeter bei Sitzplätzen an Tischen und in Ausstellungsräumen, zwei je Quadratmeter bei Sitzplätzen in Reihen und bei Stehplätzen, zwei je laufendem Meter Stufenreihe. Flächen, die Besucher nicht betreten können, zählen nicht mit. Ausgenommen sind unter anderem Fliegende Bauten wie Festzelte. Im Freien reicht nach dem Leitfaden der Stadt Freiburg schon eine Abschrankung des Publikumsbereichs, damit dieser als bauliche Anlage gilt. Eine bloße Menschenansammlung auf einem Straßenfest genügt dagegen nicht.

Schritt 2: Was § 43 VStättVO verlangt

Für Versammlungsstätten gibt es zwei Stufen:

• Absatz 1: „Erfordert es die Art der Veranstaltung, hat der Betreiber ein Sicherheitskonzept aufzustellen und einen Ordnungsdienst einzurichten.“ Eine Besucherschwelle nennt dieser Absatz nicht.
• Absatz 2: Bei Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen ist das Konzept immer aufzustellen, und zwar im Einvernehmen mit den für Sicherheit oder Ordnung zuständigen Behörden, erforderlichenfalls unter beratender Zuziehung von Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten. Festzulegen sind die Mindestzahl der Ordnungskräfte gestaffelt nach Besucherzahlen und Gefährdungsgraden, die betrieblichen Sicherheitsmaßnahmen sowie die allgemeinen und besonderen Sicherheitsdurchsagen.

Wer als Betreiber oder Veranstalter entgegen § 43 keinen Ordnungsdienst oder keinen Ordnungsdienstleiter bestellt, handelt ordnungswidrig (§ 47 Nr. 18 VStättVO in Verbindung mit § 75 Abs. 3 Nr. 2 Landesbauordnung). Ordnungswidrig handeln auch Ordnungsdienstleiter und Ordnungskräfte, die ihren Aufgaben nicht nachkommen.

Schritt 3: Veranstaltungen außerhalb von Versammlungsstätten

Für offene Straßenfeste, Umzüge oder Feste im Festzelt gilt die VStättVO in der Regel nicht. Eine pauschale Genehmigungspflicht für Veranstaltungen gibt es in Baden-Württemberg laut Wegweiser des Landes ebenfalls nicht. Genehmigungen und Auflagen ergeben sich aus dem Fachrecht, etwa aus Straßen- und Straßenverkehrsrecht, Baurecht, Immissionsschutz- oder Gewerberecht. Die zuständige Behörde kann dabei ein Sicherheitskonzept fordern, ausdrücklich auch unterhalb von 5.000 Besuchern, wenn Gefährdungsbewertung und Risikofaktoren das nahelegen.

Die Stadt Freiburg verlangt zum Beispiel bei allen Groß- und Risikoveranstaltungen ein Sicherheitskonzept mit Ordner- und Sanitätskonzept. Als Großveranstaltung gilt dort in der Regel eine Veranstaltung mit mehr als 5.000 erwarteten Besuchern. Eine Risikoveranstaltung ist dagegen an keine Besucherzahl gebunden. Andere Kommunen handhaben das anders. Wer in Stuttgart oder im Landkreis Böblingen plant, fragt beim zuständigen Ordnungsamt nach.

Was eine Veranstaltung zur Risikoveranstaltung macht

Ob die Art der Veranstaltung ein Konzept erfordert, beurteilen die Behörden im Einzelfall. Eine allgemeingültige Definition gibt es nicht. Der Freiburger Leitfaden nennt als mögliche Faktoren unter anderem:

• die Besucherzahl
• die Beschaffenheit des Geländes, etwa ein Gewässer oder ein Tunnel, und die Lage der Flucht- und Rettungswege
• feuergefährliche Handlungen wie offenes Feuer oder Pyrotechnik
• die Zielgruppe und das erwartete Verhalten des Publikums
• einen zu erwartenden hohen Alkohol- oder Drogenkonsum

Gliederung eines Sicherheitskonzepts

Die Verordnung schreibt nur Mindestinhalte vor, keinen Aufbau. Einzelne Kommunen geben aber Muster vor, und Behörden prüfen leichter, wenn Konzepte ähnlich gegliedert sind. Als Beispiel dient die Mindestgliederung aus dem Leitfaden für Veranstaltungen der Stadt Freiburg:

Als mögliche Anlagen nennt Freiburg unter anderem Lage-, Sektoren- und Aufbautenpläne, ein Verkehrskonzept mit Verkehrszeichenplan, den Flucht- und Rettungswegeplan, den Ordnereinsatzplan, das Sanitätskonzept, einen Kommunikationsplan und Versicherungsunterlagen. Eine Kopie der Veranstaltungshaftpflichtversicherung ist beizufügen.

Die Prüfung erleichtern ein Deckblatt mit Version und Stand, datierte Pläne, auf die der Text verweist, und eine kurze Begründung, wenn ein Kapitel nicht zutrifft. Der Umfang richtet sich nach dem Risiko. Ob die Behörde für ein Vereinsfest eine Kurzfassung akzeptiert, klären Sie vorab.

Gefährdungsanalyse: Risiken bewerten

Das Herzstück ist die Gefährdungsanalyse. Der Freiburger Leitfaden stellt dafür vier Fragen:

1. Was könnte für die Veranstaltung oder die Besucher gefährlich werden?
2. Gibt es besondere Gefährdungsbereiche, etwa durch die Beschaffenheit des Geländes, einen Tunnel oder ein Gewässer?
3. Wie wahrscheinlich ist jede Gefährdung, und wie schwer wären die Folgen?
4. Welche Maßnahmen senken die Wahrscheinlichkeit oder die Schadensschwere?

So gehen Sie vor

Gehen Sie die Veranstaltung in Phasen durch: Aufbau, Einlass, Programm, Auslass, Abbau. Sammeln Sie für jede Phase nur Gefährdungen, die zu Ihrem Ort und Publikum passen. Bewerten Sie sie grob nach Wahrscheinlichkeit und Schwere, etwa mit gering, mittel und hoch, und legen Sie fest, ab welcher Kombination eine Maßnahme mit benannter Zuständigkeit nötig ist.

Beispielauszug für ein Stadtfest

Vereinfachtes Beispiel. Die Bewertung hängt von Ort, Publikum und Programm Ihrer Veranstaltung ab.

Prüfen Sie die Maßnahmen zum Schluss gegeneinander. Ein typischer Konflikt sind Sperren gegen Fahrzeuge, die zugleich die Zufahrt für Feuerwehr und Rettungsdienst blockieren. Die Stadt Freiburg verlangt etwa, dass Rettungsfahrzeuge während der gesamten Veranstaltung eine Durchfahrt von mindestens 3 Metern Breite und 3,50 Metern Höhe haben.

Ordnungsdienst, Sanitätsdienst und Brandschutz im Konzept

Ordnungsdienst

Eine gesetzliche Formel für die Zahl der Ordnungskräfte gibt es nicht. Für große Versammlungsstätten verlangt § 43 Abs. 2 VStättVO aber eine Staffelung nach Besucherzahlen und Gefährdungsgraden. Das Konzept enthält dann nicht eine einzige Zahl, sondern eine Übersicht, etwa für mehrere Besucherstufen jeweils bei normaler und bei erhöhter Gefährdung. Grundlage jeder Stufe ist ein Postenplan: Wer steht wo, von wann bis wann, mit welcher Aufgabe? Wie Sie Posten und Einsatzzeiten konkret planen und Angebote vergleichen, beschreibt der Ratgeber Sicherheitsdienst für Veranstaltungen.

Der Ordnungsdienst steht unter der Leitung eines Ordnungsdienstleiters, den der Betreiber oder Veranstalter bestellt. Nach § 43 Abs. 4 VStättVO ist er unter anderem für die Kontrollen an Ein- und Ausgängen, die zulässige Besucherzahl, die Verbote nach § 35 (Rauchen, offenes Feuer, Pyrotechnik), die Sicherheitsdurchsagen und die geordnete Evakuierung verantwortlich. Eine bestimmte Ausbildung schreibt die Verordnung für die Leitung nicht vor. Stellt ein Sicherheitsdienst die Leitung einer zugangsgeschützten Großveranstaltung, braucht diese Person aber die Sachkundeprüfung nach § 34a Gewerbeordnung. Qualifikationsnachweise gehören als Anlage ins Konzept.

Abschrankungen vor der Bühne

§ 29 VStättVO gehört zu den Sondervorschriften für Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen. Sind dort vor einer Szenenfläche Stehplätze vorgesehen, braucht es eine Abschrankung mit einem mindestens 2 Meter breiten Gang für Ordnungsdienst und Rettungskräfte. Bei mehr als 5.000 Stehplätzen vor der Szenenfläche kommen mindestens zwei weitere Abschrankungen hinzu, sodass nur von den Seiten zugängliche Bereiche entstehen, mit seitlich mindestens 5 Metern und über die Breite der Szenenfläche mindestens 10 Metern Abstand. In kleineren Versammlungsstätten sind solche Abschrankungen einzurichten, wenn die Art der Veranstaltung es erfordert (§ 32 Abs. 3). Bereiche und Posten gehören in den Lageplan.

Sanitätsdienst

Eine gesetzliche Besucherschwelle für den Sanitätsdienst gibt es in Baden-Württemberg nicht. Ob und in welchem Umfang er nötig ist, ordnet die Behörde im Einzelfall an. Die Standards aus der Rahmenempfehlung des DRK-Landesverbands werden erst durch Aufnahme in eine behördliche Verfügung verbindlich. Für die Bemessung verbreitet ist das Maurer-Schema, das Besucherzahlen und Art der Veranstaltung gewichtet. Freiburg verlangt ausdrücklich einen Personalansatz nach Maurer. Veranstaltungen in Versammlungsstätten mit voraussichtlich mehr als 5.000 Besuchern sind der für den Sanitäts- und Rettungsdienst zuständigen Behörde rechtzeitig anzuzeigen (§ 41 Abs. 3 VStättVO). Was ein Sanitätsdienst vor Ort leistet, lesen Sie beim Sanitätsdienst bei Events.

Brandschutz

Bei Veranstaltungen mit erhöhten Brandgefahren muss der Betreiber einer Versammlungsstätte eine Brandsicherheitswache einrichten. Bei jeder Veranstaltung auf einer Großbühne oder einer Szenenfläche von mehr als 200 m² muss eine Brandsicherheitswache der Feuerwehr anwesend sein, außer die Brandschutzdienststelle bestätigt dem Betreiber, dass er über genügend ausgebildete Kräfte verfügt (§ 41 VStättVO). Außerhalb von Versammlungsstätten kann die Genehmigungsbehörde eine Brandsicherheitswache als Auflage anordnen. Offenes Feuer und Pyrotechnik sind in Versammlungsräumen und auf Szenenflächen nur zulässig, wenn sie in der Art der Veranstaltung begründet sind und der Veranstalter die Brandschutzmaßnahmen mit der Brandschutzdienststelle abgestimmt hat. Zuständigkeiten und Kosten erklärt der Ratgeber Brandwache: Pflicht und Kosten.

Unterbrechung, Räumung und Durchsagen

Nicht jede Störung erfordert eine Räumung. Oft reicht es, das Programm zu unterbrechen, einen Bereich zu schließen oder Besucher umzulenken. Ein gutes Konzept beschreibt deshalb Stufen und legt für jede fest, wer entscheidet.

Entscheidungswege festlegen

• Wer darf unterbrechen, abbrechen oder räumen lassen, und wer vertritt diese Person?
• Welche Anlässe führen zu welcher Stufe, etwa eine amtliche Unwetterwarnung, eine Überfüllung oder ein Brand?
• Wo trifft sich der Sicherheitsstab, und was gilt, wenn dieser Ort nicht nutzbar ist?
• Wer darf bei einem akuten Ereignis ohne Besprechung die Räumung auslösen? Diese Person gehört namentlich ins Konzept.

Sicherheitsdurchsagen vorformulieren

Für Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen verlangt § 43 Abs. 2 VStättVO, die allgemeinen und besonderen Sicherheitsdurchsagen im Konzept festzulegen. Sinnvoll ist das bei jeder Veranstaltung mit Beschallung, denn unter Druck formuliert man unklar. Drei kurze Beispiele; den verbindlichen Wortlaut stimmen Sie mit der Behörde ab:

Unterbrechung: „Liebe Gäste, wir unterbrechen das Programm aus Sicherheitsgründen für einige Minuten. Bitte bleiben Sie, wo Sie sind, und achten Sie auf weitere Durchsagen.“

Lenkung: „Der Bereich vor der Hauptbühne ist voll. Bitte nutzen Sie die Flächen rechts und links neben dem Ausschank und folgen Sie den Hinweisen des Ordnungsdienstes.“

Räumung: „Achtung, eine wichtige Durchsage: Bitte verlassen Sie das Gelände jetzt ruhig über den nächsten gekennzeichneten Ausgang. Folgen Sie den Anweisungen des Ordnungsdienstes und der Einsatzkräfte.“

Legen Sie außerdem fest, wer spricht, in welchen Sprachen durchgesagt wird und wie Sie die Gäste erreichen, wenn die Beschallung ausfällt, etwa mit Megafonen und Ordnern an den Ausgängen. In Versammlungsstätten muss der Betreiber zudem die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst gewährleisten (§ 38 Abs. 3 VStättVO). Ins Konzept gehören deshalb Funkkanäle, Telefonliste und Meldewege.

Abstimmung mit den Behörden und Fristen

1. Vorgespräch: Klären Sie mit der Genehmigungsbehörde, welche Genehmigungen nötig sind, ob ein Konzept verlangt wird und ob es eine Vorlage gibt. Der Wegweiser des Landes empfiehlt, die Polizei auch bei genehmigungsfreien Großveranstaltungen früh einzubinden.
2. Entwurf: Gliederung übernehmen, Pläne erstellen, Verantwortliche benennen.
3. Einreichung: zusammen mit dem Antrag und den Anlagen.
4. Sicherheitsgespräche: Die Genehmigungsbehörde organisiert sie. Die Polizei bringt dort beratend ihre Gefährdungserkenntnisse und Erfahrungswerte ein.
5. Überarbeitung und Bescheid: Anmerkungen einarbeiten. Auflagen stehen im Genehmigungsbescheid. In Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Plätzen muss das Einvernehmen mit den Behörden hergestellt sein.
6. Abnahme: In Freiburg findet bei Groß- und Risikoveranstaltungen in der Regel am Vortag eine gemeinsame Begehung statt, bei der auch die Umsetzung der Auflagen geprüft wird.
7. Nachbereitung: Halten Sie fest, was gut lief und was nicht. Das fließt in das Konzept für die nächste Auflage ein.

Fristen

Fristen setzt in der Regel die zuständige Kommune. Zur Orientierung das Beispiel Freiburg: Anträge grundsätzlich drei Monate vor der Veranstaltung, bei Groß- und Risikoveranstaltungen fünf Monate. Grundsätzliche Änderungen am Veranstaltungskonzept, die später als acht Wochen vorher eingehen, kann die Behörde nicht mehr sicher berücksichtigen. Ist eine Akkreditierung mit polizeilicher Zuverlässigkeitsüberprüfung vorgesehen, müssen die Personaldaten nach dem Wegweiser des Landes frühestens drei Monate und spätestens 21 Tage vor Beginn übermittelt werden.

Wer das Konzept erstellt und wovon der Aufwand abhängt

Verantwortlich bleibt immer der Veranstalter beziehungsweise Betreiber. Wer den Text schreibt, ist offen. Bei kleinen, wiederkehrenden Festen kann das der Veranstalter selbst sein. Freiburg geht davon aus, dass Sicherheitskonzepte in der Regel von professionellen Sicherheitsdiensten erstellt werden, und bittet Veranstalter, das Konzept gemeinsam mit dem beauftragten Sicherheitsunternehmen zu erarbeiten. Das hat einen praktischen Grund: Wer den Ordnungsdienst stellt, muss den Postenplan auch umsetzen können.

Im Rahmen der Sicherheitsberatung kann SOX Veranstalter bei den Teilen unterstützen, die den Sicherheitsdienst betreffen, etwa beim Postenplan für Ordnungsdienst und Einlass oder bei den Abläufen für Besucherlenkung und Räumung. Welche Leistungen genau enthalten sind, steht im Angebot. Andere Unterlagen wie die Baubücher für Bühnen und Zelte kommen von anderer Stelle. Mehr dazu unter Sicherheitsberatung. Das Personal für den Veranstaltungstag finden Sie bei Eventsicherheit und Ordnerdienst.

Wovon der Aufwand abhängt

Für die Erstellung eines Sicherheitskonzepts gibt es keine belastbaren Marktpreise, die wir seriös nennen könnten, weil der Aufwand zu stark vom Einzelfall abhängt. Ihn bestimmen vor allem:

• Größe, Dauer und Gelände der Veranstaltung
• die Zahl der Teilkonzepte, etwa für Sanitätsdienst, Verkehr oder Räumung
• Begehungen und Sicherheitsgespräche mit den Behörden
• vorhandene Unterlagen wie Pläne oder ein Konzept aus dem Vorjahr
• späte Änderungen, die Pläne und Abstimmung erneut auslösen

Hinzu kommen die Kosten der Umsetzung. Für Ordner sind derzeit etwa 28 bis 45 € netto je Kraft und Stunde marktüblich (Orientierungswert, Stand 2026, keine Preiszusage). Die Feuerwehr berechnet Brandsicherheitswachen nach der Kostensatzung ihrer Gemeinde.

Häufige Schwachstellen

• Textbausteine aus fremden Konzepten, die nicht zum Ort passen, etwa Gefahren durch ein Gewässer, das es gar nicht gibt
• Maßnahmen im Passiv wie „es wird sichergestellt, dass …“ ohne Funktion oder Namen
• Nur der Einlass ist geplant, Programmende, Auslass und Abreise fehlen
• Pläne ohne Maßstab, Legende oder Datum, oder Text und Plan widersprechen sich
• Keine Kriterien, ab wann unterbrochen, abgebrochen oder geräumt wird
• Durchsagen fehlen oder stehen nur als Stichwort im Konzept
• Die eingesetzten Kräfte kennen das Konzept nicht, weil keine Einweisung vorgesehen ist
• Änderungen kurz vor der Veranstaltung, die niemand mehr prüft oder an alle Beteiligten verteilt

Checkliste vor der Einreichung

• Deckblatt mit Veranstaltung, Datum, Verfasser, Version, Stand und Verteiler
• Alle Verantwortlichen mit Funktion, Name und Erreichbarkeit während der Veranstaltung
• Erwartete und maximale Besucherzahl mit nachvollziehbarer Berechnung
• Maßstabsgetreuer Lageplan mit Rettungswegen, Zufahrten, Aufstellflächen, Sanitätsstation und Sammelplätzen
• Gefährdungsanalyse mit Bewertung und einer zuständigen Stelle je Maßnahme
• Postenplan des Ordnungsdienstes mit Ort, Zeit, Stärke und Aufgabe sowie Qualifikationsnachweise
• Sanitätskonzept und Brandschutzmaßnahmen, Brandsicherheitswache geklärt
• Kriterien und Zuständigkeit für Unterbrechung, Abbruch und Räumung
• Wortlaut der Sicherheitsdurchsagen und Plan für den Ausfall der Beschallung
• Kommunikationsplan mit Funkkanälen, Telefonliste, Sicherheitsstab und Treffpunkt
• Verkehrskonzept, falls An- und Abreise den öffentlichen Verkehr betreffen
• Nachweis der Veranstaltungshaftpflichtversicherung
• Einweisung aller Kräfte und Nachbesprechung terminiert